Learning in the Flow of Work (LIFOW) : apprendre dans le flux de travail avec Microsoft 365
Le Learning in the Flow of Work (LIFOW) est une approche moderne de la formation qui vise à intégrer l’apprentissage directement dans les outils de travail du quotidien, comme Microsoft Teams ou SharePoint. Popularisé par Josh Bersin, ce concept répond à un problème bien connu des entreprises : le manque de temps pour se former.
Dans cet article, je vous propose de comprendre ce qu’est réellement le LIFOW, pourquoi il s’impose aujourd’hui comme une tendance de fond, et comment Microsoft 365 permet de le mettre en œuvre concrètement, sans multiplier les outils.
Qu’est-ce que le Learning in the Flow of Work (LIFOW) ?
Le terme Learning in the Flow of Work signifie littéralement apprendre dans le flux de travail.
Le mot flow renvoie ici à l’idée de continuité : le déroulement naturel de l’activité professionnelle, sans rupture inutile.
Le principe est simple :
Le LIFOW n’est donc pas une nouvelle modalité gadget. C’est une évolution de la manière de penser la formation, plus proche des usages réels et des contraintes terrain.
Pourquoi le LIFOW est né : surcharge cognitive et manque de temps
Nous vivons dans une société saturée d’informations. Cette infobésité engendre une surcharge cognitive qui peut conduire à une forme de décrochage : trop d’informations, trop de sollicitations, trop de contenus à traiter.
C’est le constat posé dès 2017–2018 par Josh Bersin, à travers ses recherches menées notamment chez Deloitte.
Le paradoxe est frappant : les entreprises investissent massivement dans des plateformes de formation, mais les salariés n’ont tout simplement pas le temps d’y aller.
On estime qu’un employé de bureau moyen ne consacre qu’environ 1 % de son temps de travail à la formation, soit une vingtaine de minutes par semaine.
Ce chiffre change complètement la perspective : si le collaborateur ne peut pas aller à la formation, alors la formation doit venir à lui, directement dans ses outils métier.
Du macro-learning au micro-learning
Pour structurer sa réflexion, Bersin distingue deux types d’apprentissage :
- Le macro-learning : Il s’agit d’apprendre quelque chose de nouveau ou de structurant . Une nouvelle compétence, un nouveau métier, un concept global. Cela passe par des modules complets, des parcours de formation, des séminaires.
- Le micro-learning : Ici, l’objectif est de résoudre un problème immédiat. une formule Excel, une procédure, une information contextuelle. Le format est court : vidéo de 2 minutes, fiche pratique, aide intégrée.
Le LIFOW repose essentiellement sur le micro-learning, car il répond à des besoins concrets, situés, et immédiats.
Les 3 piliers du Learning in the Flow of Work
Pour qu’un dispositif LIFOW fonctionne réellement, trois piliers sont indispensables.
- Le micro-learning : Des contenus courts, ciblés, actionnables, idéalement consommables en moins de 3 minutes.
- L’accessibilité contextuelle : L’information doit être disponible au plus près de l’action, sans parcours complexe ni plateforme à ouvrir.
- Le juste-à-temps (Just-in-Time Learning) : On apprend au moment où le problème se pose, et non plusieurs mois avant “au cas où”.
Pourquoi les interruptions coûtent si cher
Chaque fois qu’un collaborateur quitte son outil de travail pour chercher une information ailleurs, il rompt son flux de concentration.
Les études montrent qu’il faut en moyenne 23 minutes pour retrouver une concentration profonde après une interruption.
Intégrer l’apprentissage directement dans les outils du quotidien permet de supprimer cette taxe cognitive invisible, mais extrêmement coûteuse pour l’entreprise.
Microsoft 365 : le LXP que vous possédez déjà
Lorsque l’on parle de LIFOW, une question revient souvent : Faut-il investir dans une nouvelle plateforme de formation ?
Dans de nombreux cas, la réponse est non.
Pour beaucoup d’organisations, l’infrastructure nécessaire est déjà en place, sécurisée et financée :
Microsoft 365
Les outils comme Microsoft Teams et SharePoint permettent déjà :
- De diffuser du contenu,
- De partager des savoirs,
- De capitaliser l’expertise interne,
- D’intégrer l’information au travail réel.
Le véritable ennemi de la productivité n’est pas le manque de formation, mais la dispersion numérique.
LXP externe ou Microsoft 365 : quelle approche privilégier ?
Même une LXP reste une destination : il faut cliquer, se connecter, changer d’outil.
À l’inverse, Microsoft 365 est déjà utilisé plusieurs heures par jour par les collaborateurs.
L’adoption est donc naturelle, et les freins au changement sont fortement réduits. Le levier de performance n’est plus d’ajouter des outils, mais de mieux exploiter ceux qui existent déjà.
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Critère |
Plateforme LXP externe |
Écosystème Microsoft 365 |
|
Coût |
Abonnement supplémentaire (souvent élevé) |
Inclus dans les licences existantes |
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Adoption utilisateur |
Nouvel outil à apprendre |
Outils déjà utilisés quotidiennement |
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Accès à la formation |
Plateforme dédiée |
Directement dans Teams / SharePoint |
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Continuité du travail |
Rupture du flux (changement d’outil) |
Apprentissage intégré au travail |
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Sécurité & RGPD |
Nouvelle validation IT |
Environnement déjà validé |
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Mise en œuvre |
Projet long (6 à 12 mois) |
Activation progressive de l’existant |
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Capitalisation interne |
Limitée |
Forte (contenus métiers + UGC) |
C’est précisément sur cette transformation que j’accompagne les entreprises : passer d’un Microsoft 365 “stock de documents” à un Microsoft 365 orienté usages, compétences et apprentissage en situation de travail.
Le LIFOW comme moteur d’intelligence collective
Le LIFOW ne repose pas uniquement sur des contenus “descendants”.
Il s’appuie aussi fortement sur l’intelligence collective et les contenus générés par les utilisateurs (UGC).
Un collaborateur expérimenté qui partage une astuce de 30 secondes pour résoudre un problème récurrent, c’est du LIFOW à l’état pur.
Le défi consiste alors à ne pas laisser cette connaissance se perdre dans les conversations.
Grâce à Microsoft 365, ces micro-contenus peuvent être structurés, indexés et rendus accessibles à tous, au bon moment.
Concrètement, ce que je mets en place avec Microsoft 365
Quand j’accompagne une entreprise sur le LIFOW, je ne me contente pas d’activer des outils.
Je travaille sur :
- La structuration des espaces Sharepoint selon les usages métiers,
- La création de micro-contenus pédagogiques intégrés au quotidien,
- La valorisation de l’expertise interne,
- La mise en place d’une architecture “zéro clic”,
- L’appropriation des outils par les équipes.
L’objectif est clair :
transformer un environnement Microsoft existant en véritable système d’apprentissage opérationnel.
Conclusion : ne cherchez plus la formation, vivez-la
Le Learning in the Flow of Work n’est pas une tendance futuriste. C’est une réponse concrète à l’infobésité, à la surcharge cognitive et au manque de temps.
L’enjeu n’est plus d’accumuler des contenus, mais de rendre le savoir invisible et omniprésent, directement intégré au travail réel.
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